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A Importância da Gestão de Tarefas

Sumário

Recebi uma pergunta no Instagram (@fabioricotta) sobre qual software que utilizo na Agência Mestre para fazer a gestão de tarefas. Geralmente, as pessoas se surpreendem por não utilizar o Trello, mas vou explicar como organizamos as atividades aqui na agência.

Um breve histórico

A Mestre surgiu lá atrás e a gente precisava organizar as tarefas. No início, utilizávamos agenda, post its, papéis, Excel… era bastante visual e, para a época (2008), funcionava bastante. Aplicando ao seu caso, se você não tem necessidade de utilizar um software ainda, pois trabalha sozinho, ou mesmo em dupla, passe em uma papelaria e compre post its para organizar suas atividades em colunas: fazer | fazendo | entregues.

Com o tempo, precisamos ganhar escala. Ou seja, o time aumentou e as demandas também cresceram. Foi nesse momento que passamos a utilizar um software e, antes de escolher algum do mercado, criamos o nosso próprio.

Gestão de tarefas — Como começar?

Uma forma simples de começar é organizar o trabalho da sua equipe em planilhas, criando um modelo no Google Drive para compartilhar com seu time.

Você também pode utilizar o Trello e criar quadros diferentes para cada cliente, tornando mais organizado e prático para o time trabalhar.

O que fazer para criar escala?

Quando você tem um grupo maior que 5/7, você vai se sentir limitado para visualizar o que cada time está fazendo e como está fazendo.

Por exemplo: imagine que você insere duas tarefas para um analista, mas em quadros diferentes de clientes. Ele não terá a visão clara das suas tarefas no mesmo local, terá que entrar nos dois quadros para saber. Nesse caso, se as duas tarefas forem complexas e demandarem muitas horas, ele não saberá como se organizar da melhor maneira, já que só estará visualizando uma atividade.

Runrun.it

Nosso time testou cada uma das ferramentas disponíveis no mercado e encontramos no Runrun.it, software brasileiro, a solução ideal. Com ele, nós conseguimos ter previsibilidade de entrega de cada tarefa, de acordo com a mensuração de tempo de atividades alocadas para cada usuário.

Por exemplo: as tarefas cadastradas possuem um tempo de execução (estipulado por você ou por um histórico de ação) e, quando um analista tem várias tarefas cadastradas para fazer em um período de tempo, a ferramenta já mensura, aproximadamente, quando ele estará livre.

O Runrun.it nos dá a possibilidade não só de trabalhar com uma organização do que precisa ser feito, mas também ajuda a gerir o fluxo de tarefas.

Outra novidade é que o Runrun.it agora tem uma atualização que nos permite visualizar as atividades em quadros, assim como o Trello. Ou seja, mais um benefício para você que gosta de se organizar dessa maneira.

Qual a importância da gestão de tarefas?

É importante para você não esquecer nenhuma tarefa que precisa ser entregue para o cliente e também para ter previsibilidade de quando vai ser entregue, ajudando a organizar o seu fluxo de prioridades.

Outro benefícios:

Com essa mensuração você consegue ver quais clientes demandam mais tempo. Além disso, pode ver quanto tempo os analistas gastam em cada projeto, para validar se está alinhado com sua precificação. Se não estiver, você pode propor uma nova negociação para ajustar valores.

A gestão de tarefas vai proporcionar a você um nível a mais de profissionalização. Por mais que você esteja começando, como já falei, você tem outras alternativas para se organizar — mais baratas e até gratuitas. O que você não pode é deixar as suas tarefas largadas.

O que achou das dicas? Deixe seu comentário e continue no blog do Agência10x!