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A Importância de Rituais em uma Agência Digital

Já pensou em quais são os rituais de sua agência digital? Entenda mais sobre esses importantes aspectos de sua rotina e aplique-os para melhorar sua gestão!

Hoje eu vou falar sobre algo que transformou a Mestre nos últimos três anos: os rituais que eu julgo importantes para uma agência digital dar certo.

O que é um ritual de agência digital?

Não vou falar sobre rituais religiosos, daqueles de Sessão da Tarde, não!

Eu chamo de rituais aqueles encontros de pessoas que precisam acontecer dentro da agência. A ideia são reuniões com data e hora marcadas, que acontecem periodicamente. Elas precisam ter um tema, e devem ser frequentes e recorrentes.

“Por que isso foi o que mais deu certo na Mestre nos últimos anos?”

Há uns três anos e meio, mais ou menos, no que seria o começo do Agência10x, eu comecei uma mudança de gestão aqui dentro da Mestre.

Tudo estava “patinando”, e eu não sabia se eu dava suporte para o time de marketing, inbound, se eu dava palestra, se eu ficava na agência, mexia nas contas dos clientes…

No fim eu via só clientes reclamando, eu apagando incêndios e nunca trabalhando de maneira preventiva. É nisso que os rituais ajudam, a não precisar trabalhar de maneira reativa, o que é um dos grandes desafios de ter uma agência digital.

Quais são os rituais de uma agência digital?

Um dos primeiros rituais que eu comecei a fazer aqui na Mestre foi o feedback, com o objetivo de avaliar um profissional e dar um retorno para ele sobre como andam as atividades.

Porém, eu nunca fui muito fã da ideia de fazer feedbacks com constância, mantendo a frequência.

As reuniões de segunda-feira

Um ponto que eu implantei aqui na Mestre foram as reuniões de segunda-feira. Todo mundo que trabalha aqui hoje sabe exatamente o que é uma reunião de segunda-feira.

É um encontro com data e hora marcada, que acontece com recorrência aqui, onde eu avalio todas as áreas da empresa.

Faz três anos que a minha segunda-feira é assim:

  1. começo às 9 da manhã, durante uma hora com o time do Comercial. A gente avalia tudo o que está acontecendo com prospects, ofertas e as evoluções do funil de vendas;
  2. às 10h eu sento junto com os times de SEO e Inbound para ver todos os projetos de SEO. Antes a reunião era só com SEO, mas como muitos projetos são integrados, eu decidi unir as reuniões (instruindo o time de Inbound a cobrar o de SEO sobre a meta de trabalho), assim deixaria de seu eu cobrando, e sim a própria área;
  3. depois a gente fala com Mídia, às 11h também junto com Inbound, sobre as campanhas e metas;
  4. após o almoço (afinal eu preciso comer, certo?), 13h30, começa a reunião com o time do RH. A ideia é fazer todas as aprovações e trabalhos específicos. Eu concentro todas as aprovações nesse dia, assim eles não precisam ficar me procurando a semana inteira para isso;
  5. a próxima reunião é com o time de Conteúdo, para ver como estão as entregas e o volume de entrega para todos os clientes da Mestre;
  6. então, sentamos com o time de Inbound, dessa vez sozinho, para avaliar tudo: visitas, leads, oportunidades e vendas;
  7. a próxima é com o time de Design e Desenvolvimento, além da equipe de Lançamento, que também se encaixa aqui;
  8. por último, chamo o time de Marketing.

Quando o dia termina, eu saio esgotado, pois isso tudo exige muita atenção e dedicação. Afinal, todas as pessoas estão falando de temas diferentes, e toda hora o seu cérebro precisa “chavear” e absorvê-los. Além disso, existem aqueles momentos em que você vai resgatar detalhes da última semana.

Há quem goste de fazer isso tudo em vários dias. Eu aprendi que trazer tudo para uma única data faria muito bem para a minha agenda, então eu concentro tudo na segunda-feira,  quando todo mundo, inclusive, já está renovando os pensamentos e podemos ver tudo o que foi feito na última semana e será feito nessa.

Esse ritual mudou a minha vida completamente, pois ele esvazia minha agenda em todos os outros dias da semana, embora a segunda-feira seja muito intensa.

A grande jogada nisso?

Os encontros recorrentes me liberam muito tempo.

Quando você concentra toda a informação em um único momento, você aproveita aquela oportunidade para lidar com suas equipes.

Isso realmente melhora a produtividade?

Pode procurar em qualquer livro sobre esse assunto: ele irá falar que o melhor é você definir momentos exatos do seu dia para ler seus e-mails, criar um planejamento ou o que for.

Você precisa definir detalhes que serão resolvidos de forma recorrente. Mas é importante manter a frequência! Não adianta fazer “segunda sim, segunda não”, por exemplo. É necessário levar a sério e não quebrar a rotina.

Quais rituais você pode ter em sua agência digital?

Existem muitos rituais que você pode ter e que são mais normais do que você pensa:

  • feedbacks;
  • os chamados 1 a 1 (one on one), que é uma linha mais ligada à mentoria, tanto em termos de pessoas quanto técnicos — nestes últimos, o coordenador técnico da área ajuda um colaborador com questões de projetos específicos;
  • revisões de marcos de vendas, como o número de ligações (no caso do Comercial);
  • SCRUM, KANBAN, PDCA, entre outros tipos de encontros;
  • debriefing — feito com o time de Lançamentos, para ver o que deu certo na campanha, o que poderia ser feito nas próximas, erros e possíveis correções.

Muitos desses encontros acontecem em muitas empresas, e às vezes você não para para analisar que são rituais sim, e o mais importante: liberam seu tempo e permitem que você concentre a sua energia para controlar múltiplos projetos de maneira mais efetiva.

Outro ritual que eu tenho é o de gravar vídeos para você, por exemplo. Toda terça-feira, às 14h, eu sei que é hora de gravar e então me dedico totalmente a isso com a minha equipe. Minha cabeça está só pensando no vídeo, e não nos outros detalhes.

É esse ritual que me permite trazer conteúdos com qualidade e frequência.

E você? Faz algum ritual em sua empresa? Compartilhe conosco nos comentários e continue acompanhando o blog do Agência10x!

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