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Quando eu Externo um Trabalho a Performance e Qualidade Diminuem

Erros ao delegar tarefas podem ser um dos principais problemas de performance em situações de trabalhos remotos. Confira dicas e detalhes neste artigo!

Já me perguntaram algumas vezes sobre o porquê de, quando chamamos alguém externo para fazer um trabalho, como um freelancer ou um colaborador da própria empresa em home office, a qualidade e a performance costumam cair depois de um tempo. Eu acredito que o problema não é o profissional do outro lado, e sim do seu lado, por causa dos erros ao delegar tarefas.

Eu entendo que ter uma pessoa remota faz com que você entenda que não tem controle sobre o trabalhador, e então não pode ver ali, a todo o tempo, o que ele está fazendo, se está certo ou não. Esse talvez seja um dos maiores problemas que a gente vive agora, com essa nova geração de empresas.

Como é que a pessoa vai trabalhar de casa e você vai ter o mesmo nível de confiança nela que você tem em quem está dentro da sua empresa?

Eu tentei fazer isso há certo tempo e não tive sucesso. Não consegui ter a confiança necessária ou implementar os métodos corretos. Fato é que, se você tem alguém longe de você, a coisa só funciona se você tiver uma palavra chamada: alinhamento

Independentemente da distância, se você está bem alinhado com seu colaborador, funciona.

Como ter alinhamento com trabalhadores remotos?

Eu acredito que o modelo mais certo do alinhamento para você conseguir sucesso com quem trabalha em home office ou freelancers é a famosa delegação. Ela consiste em você conseguir passar corretamente as informações para a pessoa discorrer sobre aquele trabalho.

Existe um livro que eu li recentemente, inclusive, que chama O Poder de Delegar. Se você nunca leu, leia. Eu, que não sou muito de ler, li em duas horas o livro, de tão gostosa que é a história.

O livro é bem pequeno, mas ele ensina de forma muito tranquila como você pode delegar para uma pessoa.

Afinal, como delegar?

Um exemplo muito bom sobre delegar é quando você vai cortar o cabelo. Nessa hora você delega muito bem. Você não chega ao cabeleireiro e fala “Opa! Corta aí” E fecha os olhos, senão quando você abrir, você vai se assustar, certo? Afinal, não era aquilo que você queria!

Isso é o que mais acontece no serviço entre agências e profissionais remotos. A frustração de alguém não fazer o trabalho certo tem muito a ver com os erros ao delegar tarefas.

Assim como você precisa falar se você gosta da máquina tal ou da outra para o cabeleireiro, explicar se você quer na tesoura ou com várias máquinas, para ter sucesso, o mesmo vale para as tarefas que você delega.

Como evitar erros ao delegar tarefas?

Existem algumas maneiras de evitar erros na hora de delegar tarefas, e você pode pensar nisso sempre que for passar as diretrizes de um serviço específico para alguém. A primeira delas, é claro, indicar o que você deseja como resultado, mas não para por aí:

1. Detalhe cada um dos itens a ser desenvolvido

Qual é o tom de cor que você quer? E o formato? Quais as impressões? Faça um benchmarking para a pessoa e ofereça o máximo de detalhes possível para a pessoa entregar.

2. Para quando é o trabalho?

Eu quero um site, banner, e-book… Em tal dia. Deixe claros os prazos e as datas limite, a fim de evitar atrasos.

3. Defina checkpoints

De quanto em quanto tempo você vai verificar se as tarefas estão andando? Pode ser que tenha rolado algum entrave na operação da pessoa para que você não precise ficar em cima da pessoa o tempo todo. Portanto, defina uma rotina para verificar o que está sendo feito.

Se é um trabalho de um mês, por exemplo, que tal verificar uma vez por semana? Acho que isso é suficiente. Já, se o trabalho é de uma semana, você pode fazer dois encontros diários de dois minutos, rápidos, para ver o quanto tudo está avançando.

“O quanto a gente já passou em relação a como estava o trabalho?”

“Você está dentro ou fora do prazo que você estipulou?”

Ele vai te informar, e no próximo dia marcado você pergunta como está novamente, falando sobre o prazo e, então, verifique no último dia se tudo foi entregue.

4. Nível de autonomia

Sobre isso, o livro O Poder de Delegar fala muito bem. Qual o nível de autonomia? O que o trabalhador pode tomar de decisão?

Suponha que alguém precise criar um site e você não especificou o servidor. A pessoa, então, foi lá e colocou o site em um servidor X sem você saber, mas você tinha um parceiro, ou ela contratou um serviço mais caro.

Você pode definir o nível das tomadas de decisão possíveis. Um exemplo é o nível consultivo, em que qualquer definição precisa ser aprovada antes, ou você pode apontar que o trabalhador pode decidir sozinho tudo o que não tocar o ponto financeiro.

Caso você confie, também pode dar autonomia total para a resolução do problema.

5. Alinhamento final

Tudo isso que falei acima tem que ser feito por escrito, em contrato, não é só falado não!

Depois de tudo bem escrito, você vai chamar a pessoa que vai receber a tarefa e ler cada um dos itens. Você, então, vai pedir para que ela te explique o que entendeu de tudo aquilo, porque afinal você precisa ver se ela realmente compreendeu o que precisa ser feito.

Aí é hora de corrigir os detalhes, como o que precisa ser apresentado em cada checkpoint e quando eles irão ocorrer. Você precisa fazer, também, o alinhamento de prazo com a pessoa.

Isso porque às vezes, você está com o prazo apertado e, para cumprir, precisa pedir algo quase impraticável. Ela não pode sair com essa sensação de uma reunião com você. O prazo deve ser adequado para a realização do serviço e acordado para a entrega.

Pergunte, realmente, se é possível entregar o serviço no prazo estimado e faça com que os dois tenham plena certeza daquilo que foi acertado.

Esse alinhamento é muito importante para evitar erros ao delegar tarefas.

Concluindo…

Para mim, esse problema apontado sobre a falta de performance e qualidade em trabalhos remotos é totalmente de delegação.

Toda vez que alguém fizer algo que não está de acordo com suas expectativas, provavelmente o erro foi seu, de não ter clareza nas informações.

Se você é um liderado e está lendo este artigo, lembre-se que você pode também pedir essas informações! Faça uma ligação, defina o que será feito no serviço. Isso é o briefing!

Tenha esse nível de maturidade. Peça as informações. Você pode exigir! Nenhum chefe, líder ou dono vai negar isso para você. Mostre que, se ele não der as informações, provavelmente você entregará algo que não está de acordo com as expectativas.

Gostou das dicas e de saber mais sobre delegação e erros ao delegar tarefas? Confira mais artigos no blog do Agência 10X!

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